• Marion

Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ou un assistant virtuel ?

Mis à jour : juil. 30


Qu'est-ce qu'une assistante virtuelle ?

Une assistante virtuelle ou un assistant virtuel est la nouvelle version d’une secrétaire ou d’une assistante de direction. Nouveau métier tendance, car ce dernier permet d’assurer un travail à domicile ou tout simplement de travailler d’où on veut dans le monde.

Ce métier peut également être appelé Office manager en fonction des missions proposées.



Qu’est-ce que le métier d’assistant virtuel ?



Les assistantes sont souvent le bras-droit de PME-PMI, souvent assimilées à du secrétariat tels que des secrétaires de direction/assistant de gestion.

A l’inverse de l’assistante de direction ou de la secrétaire, l’office manager travaille à domicile. C’est-à-dire que l’assistante virtuelle exerce son métier à distance, en freelance.

Elle peut tout aussi, selon son choix, travailler d’un espace de coworking ou de chez son client (dans ce cas-là, on l’appelle plus communément une assistante indépendante).

Il n’y a aucun lien de subordination entre la personne qui fait appel à une assistante afin de déléguer certaines tâches et l’office manager. Ils travaillent tous deux en étroite collaboration.

Il est aussi important de savoir que chaque assistante a une spécialité différente (assistante administrative, assistante commerciale, ou d’autres sont spécialisées dans le montage vidéo par exemple)…



Que fait une assistante virtuelle ?


Le métier d’assistant virtuel est très polyvalent. Elle possède forcément toutes les compétences en bureautique et a un sens relationnel aigu.


Chaque assistante freelance est libre de se spécifier dans une branche auprès d’un public souhaité. Comme vu précédemment, vous retrouverez donc des assistantes spécialisées dans la communication, dans la rédaction web et bien d’autres …


Cela peut dépendre de sa formation initiale, de son expérience et/ou de ses compétences.


Elle peut être sollicitée pour une grande variété de tâches administratives notamment :


  • Standard téléphonique

  • Suivi des dossiers

  • Gestion du service client

  • Gestion des agendas

  • Création de planning

  • Saisie des données en back-office

  • Gestion des e-mails

  • Gestion de la comptabilité

  • Gestion de la communication interne

  • Gestion des réseaux sociaux

  • Planification des évènements…


Pour n’en citer que quelques-uns. Mais le poste d’office manager est bien plus que de la gestion administrative.

Pour un office manager ou un business manager, cela peut être des missions plus stratégiques.

En effet, votre assistante freelance n’est pas seulement une exécutante, mais bel est bien quelqu’un qui va vous apporter son expertise grâce à son expérience, ses formations et ses compétences acquises durant toutes ses années. Elle assure également souvent une assistance digitale imposée par son métier.

Exemples de missions :


  • Création d’une identité visuelle

  • Mise en place d’une stratégie sur les réseaux sociaux afin d’attirer votre client idéal

  • Création et gestion d’un site Web

  • Création d’un tunnel de vente

  • Création de campagne e-mailing

  • Réalisation de montage vidéo

  • Création d’articles de blog…



Pourquoi faire appel à une assistante virtuelle ?


Si vous faites le choix de faire appel à une assistante freelance c’est avant tout car vous avez le souhait de déléguer et donc que cela ne vous fait pas peur.


Gain de temps


Ne perdez plus de temps avec les tâches chronophages qui vous empêchent d’avancer dans vos projets (professionnels ou personnels) faites appel à une assistante pour vous aider.

Gagner en productivité


Les tâches chronophages vous empêchent d’avancer sur les tâches stratégiques de votre entreprise ?

Faire appel à une assistante freelance semble être la solution adaptée à vos besoins.

Bien entendu, il vous faudra choisir l’assistante qui a les compétences requises et en rapport avec votre domaine d’activité.

Gain financier


Le poste d’assistante salariée 35 h est trop lourd pour votre entreprise ?

Vous souhaitez une assistante qui soit flexible en fonction de vos besoins (peut-être 1 h par semaine ou 1 h par mois et peut-être plus certains mois) ?

Vous manquez de place pour accueillir un nouveau collaborateur et vous ne souhaitez pas investir dans du matériel bureautique ?

L’assistante freelance semble être le métier qui correspond à vos besoins.



Comment trouver une assistante virtuelle ?


1- Le bouche à oreille : rien de mieux pour choisir une assistante sérieuse et efficace

2- Les plateformes en ligne (tel que Malt.fr). Très intéressant, car prix attractifs pour la personne qui met à disposition l’offre. Attention cependant, certaines assistantes expérimentées, spécialisées et compétentes refusent d’être sur ce type de plateformes qui font très marchands de tapis. A savoir que certains tarifs très bas sont proposés par des personnes vivant à Madagascar par exemple.

3- Site de recrutement (Indeed)

4- Les groupes Facebook d’assistantes virtuelles

5- Les réseaux sociaux

6- Google


Comment choisir son assistante virtuelle ?

Même si le métier d’assistant virtuel francophone est peu développé dans notre pays, vous pouvez tout de même trouver chaussure à votre métier. Vous trouverez forcément une assistante qui a les compétences spécifiques que vous recherchez.

- Définissez vos objectifs : pourquoi faites-vous appel à une assistante virtuelle ? Pourquoi souhaitez-vous déléguer ? Quels objectifs allez-vous lui donner ?

- Choisir votre assistante en fonction de sa spécificité (assistante administrative, assistante commerciale, assistante de direction, assistante juridique, assistante immobilière …)

- Regardez son site internet et les avis de ses clients,

- Lors de l’entretien téléphonique, testez ses connaissances sur le sujet, demandez-lui d’expliquer comment elle s’y prend,

- Vérifiez que le mode de fonctionnement est en adéquation avec vos besoins (paiement, horaires, méthode de travail…).

Ne choisissez pas une personne si vous ne vous retrouvez pas dans son organisation. Même si l’assistante freelance n’est pas votre employée, vous allez tout de même travailler main dans la main avec elle. Croyez-moi, il y a forcément une assistante virtuelle qui vous correspond quelque part.


Comment devenir assistant freelance ?

Vous en avez marre de courir après des CDI ou des CDD qui ne vous conviennent pas ?

Pour devenir assistante freelance, pas besoin de diplômes spécifiques (Bac pro, licence professionnelle, BTS, DUT …). Il n’y a pas de formation particulière à avoir pour devenir un assistant personnel virtuel. Il est essentiel de mettre en avant votre formation, votre expérience et vos compétences.

Il est très tentant de vouloir être assistante pour travailler à domicile ou de n’importe où dans le monde (du moment qu’on a une connexion internet). Et surtout, on peut gérer notre emploi du temps comme on le souhaite.

Attention, ne pensez pas pour autant que ce métier est facile et qu’il est à la portée de tous.

On a souvent cette image de la secrétaire qui est payée à ne rien faire, ou à simplement faire de l’assistanat.

Voici quelques bases pour devenir assistante :

  • Avoir une aisance relationnelle,

  • Avoir une aisance rédactionnelle,

  • Avoir des compétences informatiques. Je ne parle pas de savoir écrire sur Word ou Excel. Je vous parle de savoir gérer les logiciels en relation avec votre spécificité,

  • Investir dans des outils bureautiques performants,

  • Savoir s’imposer un rythme de travail : travailler à domicile n’est pas à la portée de tous.

Être entrepreneur, c’est aussi :


  • Savoir gérer une comptabilité,

  • Savoir définir un prix (ce n’est pas que regarder ce que la concurrence fait et faire la même chose. Chaque assistante a un parcours et des compétences spécifiques à son métier),

  • Se former = avoir les moyens d’investir dans des formations,

  • Avoir des connaissances en la gestion d’une entreprise,

  • Savoir prospecter et trouver des clients (attention, il est difficilement envisageable de pouvoir gagner votre vie seulement grâce à des sites d’offres de missions en ligne (tel que Malt.fr).

Pour certaines personnes, cela semble facile, et pourtant je vois tous les jours des assistantes en pénurie de client. Tous les jours des assistantes qui pensent qu’il suffit d’avoir un site internet pour trouver des clients.

Être assistante virtuelle, c’est gérer sa propre entreprise. Et c’est loin d’être facile tous les jours.

Il faudra donc booster votre image et votre présence sur Internet.

L’atout principal : récolter de nombreux avis positifs afin que vos futurs clients vous fassent plus facilement confiance.

Alors êtes-vous prête à relever le défi et à faire en sorte de changer la vision simpliste que nos clients ont d’une assistante virtuelle ?


Conclusion


Après la période de confinement que nous venons de vivre, nous réalisons le potentiel d’avoir des collaborateurs qui travaillent de leur domicile. La digitalisation est un véritable atout pour de nombreuses entreprises.

Cependant, être assistante virtuelle n’est pas à la portée de tout le monde. C’est un vrai métier qui demande des compétences et des connaissance spécifiques.

Si vous êtes prêt à déléguer, votre assistante virtuelle sera présente afin de tout mettre en œuvre pour que vous puissiez entièrement vous consacrer à votre cœur de business.






Je m'appelle Marion. J'aide les coachs, les formateurs et les prestataires de services, qui me délèguent leurs tâches anxiogènes, à se libérer du temps afin qu'ils puissent se concentrer à leur cœur de business. Je travaille autour de 3 axes : Support client, Réseaux sociaux et Administration Générale.

Je vous propose 30 minutes afin d'étudier vos besoin.


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